Bien gérer une équipe associative en 4 étapes clef

Devenir président d’association revient à coiffer une collection complète de casquettes. Parmi les plus importantes, celle de manager. Ce rôle n’est pas évident pour tout le monde. En effet gérer une équipe associative comporte plusieurs versants très différents. D’autant que les personnes impliquées dans un mouvement associatif ont des motivations disparates. Par principe, un comité est une équipe multiculturelle.

Le management est un mot qui évoque à la fois le monde du travail, entre autre la vente, et le monde du sport, en particulier la compétition. Cet état d’esprit impressionne ceux dont ce n’est pas déjà le quotidien. C’est pourquoi je préfère « gérer une équipe » à « manager une équipe ». Terme bien plus large, et surtout qui induit plus de qualitatif que de quantitatif. D’ailleurs cet article n’a pas pour but de vous transformer en « coach » mais de vous aider à réfléchir à la communication pour diriger un groupe suivant les fondamentaux du management.

Rôle du président d’association

Notez que j’utilise le terme de « président » de manière généraliste. Il est évident qu’il en est de même pour une « présidente » ou un dirigeant salarié.

Mobiliser une équipe efficace.

Le responsable d’un collectif est d’abord porteur d’une vision à long terme, fil conducteur pour gérer l’équipe associative. D’ailleurs son premier rôle est la mise en application de ce qui a été convenu lors de la rédaction des statuts fondateurs. Son travail administratif et relationnel n’est qu’un outil au service de cette vision. Le management opérationnel concerne la gestion des ressources. Le chef de projet optimise la charge de travail entre les différents acteurs du projet commun et veille à une cohésion d’équipe.

Sur ce point, la posture managériale répond aux obligations suivantes :

• Définir la mission de chacun avec précision
• Clarifier les relations interpersonnelles entre les différents intervenants, d’autant plus en présence de salariés.
• S’adapter aux motivations des bénévoles pour fédérer l’équipe
• Respecter l’emploi du temps et la disponibilité des bénévoles et des professionnels
• Fixer les objectifs qualitatifs et quantitatifs selon les aspirations de l’équipe

Dans ce cadre, la base du management est certes de diriger l’équipe mais surtout de prendre les décisions stratégiques nécessaires à la réalisation des objectifs fixés, en l’occurrence, la mission de l’association.

Fondateur ou repreneur, quelle différence ?

Quel que soit la façon dont le dirigeant de l’association a accédé cette responsabilité, sa position au quotidien sera la même.

Autant une aide administrative peut facilement être déléguée à un autre élu ou employé voir prestataire extérieur. Par exemple, le secrétaire et le trésorier assument une part de cette tâche. A contrario, gérer une équipe sur le terrain demande des qualités humaines personnelles. Ce point est le talon d’Achille d’une association car il en faut peu pour fragiliser voir anéantir un esprit d’équipe.

Le président idéal, bon manager.

Ce poste primordial pour l’avenir de l’association, ne peut être confié au premier venu. Cette personne, sans être un super héros, capitalise quand même des aptitudes managériales, ou compétences :

• Coordination des individus, des informations et des actions. Il remplit là un rôle de réfèrent central.
• Ecoute active, donc communication ascendante. Mais aussi transmission des informations et consignes donc communication descendante ou transversale.
• Empathie ou intelligence émotionnelle sensible aux profils psychosociaux présents au sein de l’équipe
• Prise de décision après synthèse des avis consultés
• Partage collaboratif c’est à dire accepter de déléguer et que les choses soient faites d’une autre façon
• Reconnaissance exprimée par des remerciements et une mise en valeur des équipiers

Le fondateur est le cœur de l’association

Le leadership naturel d’un fondateur d’association réside dans sa connaissance intime des antécédents. A partir de l’idée de l’association, il a dù trouver les réponses à de nombreuses questions. D’ailleurs, vous trouverez dans le dossier « Comment créer une association, 15 questions / réponses« , les informations les plus utiles à la création d’un projet associatif.

Le premier président est lui-même l’histoire du projet, donc il en maitrise toutes les nuances situationnelles. Il a vu arriver chaque personne et a construit lui-même chaque partenariat. A priori, tout le monde le connait et il connait chaque détail de la structure.

Son style de management peut être paternaliste ou directif selon son savoir-être. A la longue, il arrive toujours un moment où l’association amorce un changement hiérarchique. L’espoir est de trouver de nouveaux leviers pour le développement de la cause soutenue.

En réalité, la transition est un saut dans le vide, selon son contexte: ce fait-elle en douceur à la demande du fondateur ou en force à la demande des administrés ?

A cette occasion, les témoignages de la communauté Choupy révèlent toujours une fracture dans le cursus de l’association. Souvent douloureuse, parfois apaisante, tout dépend de l’intelligence collective mise en œuvre. Une fois encore, l’humain et la communication sont déterminants.

Le regard extérieur d’un président élu

Un président qui est élu à la tête d’un groupement déjà constitué n’a pas obligatoirement cette connaissance fine de toutes les antériorités. C’est pourquoi à sa prise de poste, un état des lieux est indispensable.

Si par chance, la transition s’effectue en douceur, le fondateur ou président sortant transmettra sans aucun doute tous les documents, fiches de mission et procédures usuelles nécessaires pour gérer l’équipe au plus vite. Mais à bien considérer les choses, ce n’est que des outils de manager. Pour fédérer une équipe au quotidien, cela ne suffit pas. Pensez toujours à l’humain !

Néanmoins, que son élection s’inscrive dans l’opposition ou la continuité, un bilan de la situation donnera au nouveau président les éléments utiles pour s’approprier la vision et l’historique de l’association.

Dans cette optique, je vous recommande d’organiser une rencontre avec les équipes.

Notez bien le pluriel, car il est de toute importance de séparer les différentes catégories : animateurs, intervenants, bénéficiaires etc… En effet, ils n’auront pas le même vécu donc pas le même ressenti. En conséquence de quoi, les retours d’expérience, les fameux « feed-back » seront différents. Donc si vous voulez obtenir des témoignages sincères et utiles, il vaut mieux ne pas diluer les remarques de chacun dans un nuage d’intérêts divergents.

C’est pourquoi, en vous adressant à un groupe d’une seule catégorie, les réponses seront plus homogènes. Ainsi, il sera plus facile approfondir sur le vif.

La synthèse de toutes ces informations permettra de construire un plan d’action. Piloter pour améliorer ce qui a besoin de l’être et de maintenir ce qui satisfait la majorité concernant les habitudes pour gérer cette équipe d’association. Si vous en avez l’opportunité, des entretiens individuels en plus ou à la place de réunions collectives, tendront encore plus vers la véracité.

La formation pour une présidence influente

Nous avons vu que le premier rôle du président d’association est de transmettre la vision collective et la motivation à l’équipe. Ceci est impossible si des zones d’ombres sabotent son propre charisme aux yeux de ceux qu’il dirige.

En vérité, des compétences humaines naturelles peuvent se révéler insuffisantes pour faire face aux situations problématiques.

Il est donc vivement conseillé de vous former à gérer une équipe associative le plus tôt possible pour développer vos compétences. A ce sujet, considérez cet article comme une initiation et une sensibilisation au management spécifique au monde associatif.

Voici les quatre piliers de la mission présidentielle que vous devez approfondir en formation initiale et / ou continue.

Vie associative

Tant d’idées reçues, fausses bien sûr, freinent les élus dans leur élan.

Je suis toujours soulagée lorsqu’à l’occasion d’une consultation privée, je peux rétablir la vérité. Méfiez-vous des « on a toujours fait comme cela », qui s’appuient peut-être sur de mauvaises habitudes plutôt que sur de bonnes pratiques.

Management de proximité

Voici l’objet même de cet article !

Prenez du recul pour considérer ce terme de manière générale et surtout bienveillante. En effet, gérer une équipe ne suppose pas que vous vous transformiez en coach, au sens du challenge et d’une culture du « toujours plus ». Par exemple, gérer une équipe de seniors dans un club tricot ne rentre pas dans ce cadre compétitif. Pour autant, il s’agit de compétences managériales quand même.

Communication

A partir du moment où vous admettez que gérer une équipe est d’abord une relation humaine, la communication sous toutes ses formes devient votre priorité. Par chance, vous êtes justement au meilleur endroit pour vous former à la communication associative : 100% du Choup-blog est consacré à ce thème. Si besoin, je profite de l’occasion pour vous inviter à vous abonner à la choup-news du mercredi. Vous aurez ainsi l’opportunité d’enrichir votre formation continue par des contenus exclusifs.

Nouvelles technologies

Au 21^e siècle, les supports digitaux sont le corolaire de la communication.

Pour rester concentrés sur notre sujet, formez-vous aux outils numériques utiles pour gérer une équipe. C’est-à-dire ceux servant à la coordination d’équipe, au maintien du lien humain et à la gestion de projet.

Constituer une équipe

Avant de gérer une équipe associative, encore faut-il avoir une équipe autour de soi.

Attirer du monde et motiver les gens à rester est donc une des missions du président manager. Là aussi, les termes l’entreprenariat effrayent ceux qui en ont une mauvaise image ou expérience désastreuse. Tout le monde ne se sent pas une âme de DRH. C’est pourquoi je préfère des termes plus associative-friendly comme « attirer », « mobiliser » ou « convaincre ».

Les adhérents ou bénéficiaires

Ce groupe constitue le fondement même de l’association. Cette dernière fonctionne pour eux et par eux.

Selon votre activité, il est plus ou moins facile de réunir des participants. Pour ces motifs, vous trouverez sur le Choup- blog des articles généralistes qui évoquent les techniques de communication passe-partout comme « augmenter le nombre d’adhérents » mais aussi des conseils plus précis pour vous guider dans l’adaptation, par exemple « convaincre d’aider les SDF ».

En la matière, le bon vieux principe de la boule de neige s’impose.

Commencez votre activité en comité restreint sans complexe. Puis votre association se développe à partir de ce premier noyau dur, grâce à la communication traditionnelle et digitale. Que votre association soit débutante ou pas, les adhérents sont les meilleurs apôtres de l’association. Il est certain qu’ils en parlent autour d’eux. Il est donc primordial qu’ils vivent une « expérience utilisateur » la plus épanouissante possible. Nous y reviendrons dans la suite de ce dossier.

Des bénévoles pour avancer le projet associatif

Parmi les adhérents ou leurs représentants majeurs, si votre activité s’adresse à des enfants, certains auront à cœur d’aider l’association. Les raisons de cet engagement bénévole prennent racine au plus profond d’eux. D’ailleurs, nous avons déjà vu comment motiver des bénévoles en adaptant les affiches. De telle sorte que, gérer votre équipe revient à en tenir compte sans juger. Tant qu’elle est honnête et pacifiste, toute motivation est acceptable pour le bénévolat.

Un coordinateur d’équipe s’adapte aussi aux particularités individuelles. En effet, le terme de « bénévole » cache plusieurs réalités. Entre les bonnes volontés qui font de leur mieux, des professionnels exercent leur métier de manière solidaire. Parfois ils auront été sollicités dans cet objectif de manière très explicite sur les besoins en bénévolat de compétence. Ménagez toutes les susceptibilités et gérez l’équipe de votre association avec tact.

D’un côté le challenge est de former ceux qui en ont besoin. Et de l’autre, vous obtiendrez de meilleurs résultats en lâchant prise. Gérer une équipe, c’est aussi accepter de déléguer à ceux qui savent.

Les employés d’association

Justement, le personnel d’une association compte régulièrement des salariés. Là encore, vous trouverez autant de situation que de personnes :

• temps partiel ou plein temps
• contrat classique ou emploi aidé
• perfectionniste ou laxiste
• investi ou blasé

Partant de ce fait, il s’agit d’une équipe dans l’équipe. D’autant plus si ces employés mènent une carrière complète dans la structure associative. C’est-à-dire, que leur poste s’inscrit dans la durée. Il est probable qu’ils aient plus d’ancienneté que la plupart des bénévoles, voir que le président. De surcroit, ils envisagent sereinement de rester en poste plus longtemps que les élus.

Ce détail n’en est pas un !

En fait, les risques de friction sont à vif.

J’ai déjà vu une secrétaire salariée essayer de prendre le pouvoir pour gérer l’équipe, donc l’association. Dotée d’un fort caractère et d’un ego démesuré, elle imposait des soi-disant habitudes qui s’avéraient être des détournements de procédures à son avantage.

D’où l’importance pour un dirigeant, même provisoire, d’une formation solide. Gestion associative, droit du travail, traitement des conflits etc… Pas besoin d’une expertise approfondie, mais au moins une initiation aux fondamentaux. Vous vous sentirez plus légitime, et vous serez mieux armé donc plus fort face aux manipulations.

Une gestion ascendante

A cette occasion, j’invite les associations qui peinent à trouver un bureau stable, à réfléchir sur la réalité de ces postes au sein de leur structure.

Quelle a été l’expérience des élus précédant ?

S’il y a eu des problèmes, d’où viennent-ils ?

Comment éviter qu’ils se reproduisent ?

Pour info, la secrétaire évoquée plus haut a épuisé cinq présidents qui ont tous préféré démissionner que de subir harcèlement et conflit permanent. Chaque départ renforçant sa position abusive. En résumé, l’employée a pris le pouvoir sur les représentants élus et surtout légitimes. Le dernier, le choupy qui m’a consulté pour résoudre cette problématique, était pétri de doutes. Une formation solide l’aurait conforté dans ses impressions.

• « A-t-elle le droit de faire cela? »

• « Est-ce que c’est vrai que…? »
•  » Comment je réponds à …? »

•  » Qui est responsable de…? »

Puisque une association est un groupement désintéressé de personnes autour d’une cause commune, gérer l’équipe est de la responsabilité de tous. Les élus ne sont que les représentants délégués à la mise en pratique opérationnelle. Certes le haut de l’organigramme manage l’ensemble, comme nous l’étudions dans ce dossier. A vrai dire, le bas de la pyramide doit être vigilant à ce que ses représentants puissent travailler dans de bonnes conditions, matérielles et humaines.

Elire un président ne suppose pas jeter un sacrifié dans la fosse aux lions !

Si vous voulez qu’il continue à vous représenter, mettez tout en œuvre pour qu’il s’épanouisse dans cette fonction. Parfois, il faudra le protéger des autres et de lui-même.

Choisir les partenaires et fournisseurs

Au fur et à mesure que nous avançons dans ce dossier, vous percevez à quel point l’éventail d’implications pour gérer une équipe est large.

A mon avis, le choix des partenaires associatifs, institutionnels ou professionnels rentre dans cet environnement direct. En bref, communiquer avec eux pour obtenir un bon rapport qualité-prix ou construire un sous-projet commun, relève du management.

Quelque soit la mission de votre association, vous devrez composer avec deux prestataires pour respecter les obligatoires administratives imposées par la loi 1901.

1. Choisir quelle est la meilleure banque correspondant aux besoins de votre structure
2. Souscrire à une assurance pour association

Au delà des fournisseurs obligatoires, le président crée des liens avec un éventuel parrain de l’association, qu’il l’ai convaincue lui-même ou que la collaboration soit déjà effective à son arrivée.

Savoir dire stop

Pour l’association de loisirs que je préside, nous avons dù changer d’imprimeur. A mesure des années, à chaque fois qu’il nous rendait des travaux bâclés ou de mauvaise qualité, le bénévole photo ou communication se sont adaptés pour éviter les prochaines erreurs. Au final, ils réalisaient 99% de son travail à sa place alors que nous ne négocions aucun tarif préférentiel et payons toujours immédiatement.

Jusqu’au jour où il s’est montré très impoli envers moi.

Enfin, je suppose que vous trouvez aussi que « raccrocher au nez d’un client » n’est pas une attitude convenable pour un artisan.

A ce moment, en tant que présidente, j’ai listé tous les avantages et tous les inconvénients que représentait notre collaboration avec ce fournisseur. En vérité, le bilan présentait un déséquilibre vertigineux. Pour ainsi dire, le seul point positif en sa faveur était le respect de notre principe de donner la priorité aux commerces de proximité. Cette conviction était donc plus en sa faveur qu’en la nôtre.

Sans tarder, j’ai pris la décision de changer de fournisseur.

Nous retrouvons la série « synthèse / décision / recrutement » propre à un manager pour gérer une équipe, restreinte au premier cercle ou élargie comme dans ce cas.

Trouver les bonnes personnes

Par cet exemple, il est évident qu’évaluer l’intérêt d’une collaboration inclue aussi bien des paramètres matériels, financiers et humains. Il en est de même pour les animateurs ou conférenciers ou autres intervenants au sein de votre association.

En comparaison avec les entreprises, les associations sont plus souples dans leur modalité de recrutement. En règle générale, le relationnel l’emporte sur tous autres critères, comme le montre les multiples exemples des témoignages «Histoires vécues pour recruter des animatrices indépendantes ».

Toutefois, le monde des associations n’étant pas celui des Bisounours, il arrive parfois que gérer l’équipe signifie mettre fin à une collaboration délétère. Personne n’aime.

Eviter les problèmes

Dans l’ensemble, les relations au sein des associations se déroulent plutôt bien. Une ambiance détendue, des personnes de bonne volonté suffisent à arrondir les angles. En principe la vie associative représente un bonus sur notre vie ordinaire. Or les bonus sont supposés apporter du « bon », comme le nom l’indique.

Mettre toutes les chances de son coté

Pour gérer une équipe associative dans un esprit serein, l’ensemble du comité anticipe son fonctionnement pour « prévenir les conflits ». La vie d’un groupe évolue au fil de l’actualité. De sorte qu’il est probable que des ajustements soient nécessaires de temps en temps. Selon leur importance, une simple mise à plat suffit à corriger ce qui n’est plus adapté à la réalité collective. Parfois, une refonte complète justifiera une discussion et un vote lors de l’assemblée générale.

A ce moment, le président joue son rôle d’encadrement et conduit le débat vers un consensus respectant la vision et les valeurs de l’association.

Repérer les comportements déviants

Malheureusement le comportement de certaines personnes dérape avec le temps. Tous les ego ne résistent pas à l’attrait du pouvoir ou aux enjeux, même relatifs. S’il n’est pas lui-même en cause, le président se comporte en père de famille qui veille à ce que chacun soit en sécurité relationnelle.

Cette fois, le management s’appuie sur l’écoute et l’empathie pour gérer son équipe. Ce qui est gardé sous silence est souvent plus significatif que ce qui est exprimé. Notamment tous les cas de harcèlement se caractérisent par des micro-méfaits qui paraissent ridicules hors contexte. Pour cette raison, les victimes se taisent. Il est donc très difficile pour un responsable d’équipe de « reconnaitre une relation toxique ».

Quand les faits sont établis, son devoir est aussi de prendre les mesures qui s’imposent pour protéger, voir sauver l’association. Poussé à son paroxysme, « agir face à un cas d’abus de confiance moral » n’est pas une mince affaire non plus !

Il va de soi que ces histoires  anxiogènes à l’extrême demandent un fort caractère pour ne pas se laisser entrainer dans des conflits sans fin. Il est essentiel que le président reste en dehors du débat. Comme une mère rétablit la paix entre ses enfants sans prendre part elle-même au conflit.

Là aussi, l’ensemble des membres associatifs ont un rôle de soutien à jouer envers leur représentant. L’aider à prendre du recul pour lui permettre d’y voir clair entre son avis personnel et celui du groupe, ou du moins de la majorité. Accepter ses décisions et l’accompagner dans leur mise en œuvre, sont autant d’action de communication qui contribuent à gérer une équipe avec assurance, à défaut de certitudes.

Motiver chacun

Vous remarquerez sans doute que je cite en dernier, l’objectif le plus évident dans l’imagerie populaire en réponse à « comment gérer une équipe ». Tout simplement parce que je voulais vous apporter un point de vue innovant du rôle d’un président d’association. Il est évident, que ce dossier va finir sur cette lancée!

En ce qui concerne les méthodes pour « devenir la meilleure version de vous-même » ou pour « obtenir toujours plus des autres », je vous laisse voir ailleurs. Internet déborde de ressources à ce sujet, et vous devinez ce que j’en pense.

En fin de compte, en tant que présidente, je m’intéresse à ce que je peux apporter à mes administrés pour qu’ils gardent leur motivation initiale. Pas question de manipuler qui que ce soit pour les pousser hors de leur zone de confort ou abuser encore plus de leur engagement.

Ecoutez les mots révélateurs

En d’autres termes, je suis profondément convaincue que pour gérer une équipe en association, l’important est de respecter les limites personnelles de chacun.

Partant de là, relisez sans plus tarder le fameux conte du caillou et gardez bien en tête ce symbole. Il vous aidera à la bienveillance face à des refus de dons ou de participation active.

De même, la diversité de mon parcours professionnel m’a montré à plusieurs reprises que le sentiment d’appartenance incite à donner plus, de soi et de tout. C’est donc un pilier de votre communication à construire de toute urgence. Toute action visant à « créer du lien social au sein d’une association » sera la bienvenue.

A ce propos, il me revient à l’esprit, l’exemple d’un collègue qui parle de l’entreprise dont nous sommes tous les deux salariés, en disant « VOUS » alors que les autres employés disent « NOUS ». Ce choix, involontaire, des mots est révélateur de l’implication, ou pas, dans l’esprit d’équipe. De toute évidence, il se sent extérieur, et d’ailleurs ses résultats s’en ressentent puisqu’ils sont à la hauteur de son engagement. C’est-à-dire nul.

Désormais, soyez attentif à cette nuance de langage et repérez le positionnement spontané de ceux qui vous entourent pour gérer l’équipe et l’association.

• « Combien coute TON calendrier ? »  ou « Combien je dois à l’association ? »
• « Il y a eu du monde à VOTRE animation ? » ou « Comment allons-NOUS trouver… »

Préparez l’avenir de votre équipe

Puisque le management passe par des petits détails, voici deux domaines où exercer en finesse un accompagnement durable :

• L’apprentissage du bénévolat par les plus jeunes
• L’utilisation des données personnelles pour animer la vie associative

L’essentiel n’étant pas d’atteindre la perfection mais de progresser.

Fi des complexes en comparaison de structures plus grosses, plus anciennes ou plus fortunées que la vôtre. Peu importe ce que réalisent les autres ! Evaluez vos propres réalisations en fonction de vos moyens effectifs, humains, matériels, ou financiers. Chaque bilan sert de tremplin pour améliorer votre avancée. Plus le bilan sera factuel, plus il sera constructif. En conséquence, les paramètres humains sont mesurés aussi.

Critères d’évaluation humaine, non chiffrables

• Les animateurs ont diversifié leurs propositions
• Les participants se plaignent du froid dans la salle
• Les donateurs sont déçus de ne pas avoir été invités
• Plus personne ne veut tenir le stand

D’ailleurs cette distinction vous servira aussi pour préparer les sujets de votre communication du mois de Janvier, entre autres.

Les 4 étapes essentielles pour gérer une équipe

En conclusion, la communication supporte toutes les actions et compétences pour gérer l’équipe d’une association dans son quotidien. Grace à ses qualités personnelles et une formation appropriée, le dirigeant maitrise les quatre étapes du management d’équipe.

Si vous avez besoin d’être soutenu ou de vous former pour gérer une équipe associative, je vous propose une approche personnalisée et globale dans « mon atelier de communication« .

Bien gérer grâce à la communication