Communiquer sur un évènement : préparer une conférence

Préparer une conférence est une excellente idée pour se faire connaitre sur internet ou ailleurs. En effet, ce sont des animations à forte valeurs ajoutées pour une association 1901 ou une entreprise solidaire. Une  conférence est à considérer comme un évènement à gros potentiel. Nous allons donc voir aujourd’hui comment communiquer sur un évènement et comment exploiter une conférence pour réussir sa communication générale.

Les qualités d’une conférence.

Une conférence est un excellent moyen de faire connaitre votre association. Ce format d’animation s’intégre parfaitement dans une stratégie de communication bien maitrisée comme proposée dans l’article « Comment bien communiquer pour une association« . Néanmoins, je vous mets en garde. A part d’être une grande marque connue jusque sur Mars, il n’est pas question de préparer une conférence à votre seule gloire ou pour vanter les mérites de votre dernier joyau, quel qu’il soit. Donc pour réussir votre communication, prévoyez un sujet intéressant pour tous et non publicitaire.

Comment préparer une conférence qui attire le public ?

==  Elle apporte une information importante et/ou exceptionnelle

Exemple : les gestes de premiers secours par l’association des familles chrétiennes.

== Son thème est en lien avec votre activité habituelle. Le sujet s’inscrit dans votre ligne éditoriale

Exemple : « création de costumes de scène » par le club de la couture

== Si elle est animée par un ou plusieurs experts, ou témoin, c’est encore mieux

Exemple : Thomas Pesquet raconte sa mission dans l’espace.

== Elle annonce un grand évenement médiatique

Exemple: Organiser une collecte de fonds pour Téléthon

Communiquer sur un évènement présentiel

Selon la taille de la salle et le public attendu, préparer une conférence en salle ne prend pas les mêmes proportions. La convivialité variera aussi en fonction de ce paramètre. La foule limite le relationnel, même avec un conférencier de talent et extrêmement sympathique.

Pour réussir votre communication, réfléchissez à la stratégie globale. Dans cette réflexion, choisissez les supports de communication associatifs qui correspondent le mieux à votre situation.

Vous organisez un évènement, soit. Mais dans quel but souhaitez-vous communiquer sur cet évènement ? Distinguez différents axes de communications :

Gagnez des adhérents

Vous pouvez envisager de préparer une conférence exclusive pour fidéliser vos usagers habituels (Exemple « hygiène buccodentaire chez l’enfant » par les Familles Rurales),  comme un avantage qui leur est réservé. Dans ce cas, ne bloquez pas sur une communication interne basique. Au contraire, profitez-en pour communiquer sur cet évènement auprès du grand  public. Par exemple à l’occasion d’une interview sonore pour un podcast. L’idée de cet axe de communication étant alors d’attirer des personnes qui voudront adhérer pour participer à la conférence. Communiquer sur cet évènement vise donc un double objectif  qui présentera à la fois la conférence ET votre structure.

Convaincre les participants

Communiquer sur un évènement ouvert au grand public vous offre l’opportunité de faire connaitre vos activités, Dans ce cas, la communication en amont ne concerne que la conférence, et vous communiquerez sur place à propos de vos activités. Ce qui suppose d’apprendre à parler en public pour se sentir à l’aise dans cet exercice particulier.

Attirer et remercier

Il est aussi possible de mixer les différents publics en accordant un avantage à vos adhérent seuls

• Remise sur le tarif,
• leur emplacement par rapport à l’estrade,
• une rencontre privée avec le conférencier après le départ du public. Ce dernier avantage n’étant pas forcement gratuit, si vous prévoyez une collation, voir un repas.

Peu importe à qui est destinée cette conférence, vous devrez communiquer sur cet évènement. Voyons les différentes étapes pour réussir cette communication

3 moments incontournables pour communiquer sur un évènement

Une conférence ne se résume pas à un épiphénomène isolé de votre communication. Chaque étape s’intègre dans un plan de communication qui gravite autour de la conférence. C’est-à-dire qu’elle n’est qu’un prétexte pour parler de votre association et vous faire connaitre. Il est fréquent qu’une conférence soit animer par une star du domaine. Dans ce cas, adoptez la communication évènementielle spécifique à la présence d’une personne connue.

Communiquer avant la conférence

Pour faire connaitre votre conférence et y attirer des participants, votre communication doit commencer le plus tôt possible, et de manière répétée.

• Dans la presse
• Dans les guides de type « Sortir à … » (si vous vous y prenez vraiment TRES tôt)
• Sur les réseaux sociaux (évènement Facebook, publication etc.)
• Sur vos media (blog, mail.)
• Affiches et prospectus
• Annonce sur Choup.online en précisant bien date et localisation

Surtout pensez bien à prévenir le conférencier  qu’il doit lui aussi communiquer sur votre évènement  auprès de sa communauté en mettant en valeur son intervention chez vous. Cela l’aidera à se faire  connaitre encore plus.

Oui, même si vous réservez cette conférence à vos adhérents, vous en parlez dans la presse !! Pour montrer que votre structure est dynamique, qu’il s’y passe des choses intéressantes et qu’on a intérêt à rejoindre votre association loi 1901pour ne rien rater.

Communication pendant la conférence

Pour réussir votre communication institutionnelle, ne la limitez pas au simple contenu de votre conférence. Tous les petits détails que vous ajoutez contribuent à réussir une communication globale. Préparer votre conférence, inclus aussi la réflexion sur ces différents axes de communication. Autant de bonus pour votre structure. L’objectif est clair : personne ne doit quitter la conférence sans savoir qui l’organisait… vous ! 

Premier bonus: communication visuelle

Je crois très fort au pouvoir magique de l’imprégnation rétinienne. D’où mon insistance à définir une identité visuelle caractéristique dans vos outils de communication. Sachez qu’une grande proportion de la population a une mémoire visuelle. IL est donc essentiel de leur montrer des supports qui auront un impact sur leur mémoire.

• Un panneau à l’entrée annonçant « L’association ….. est heureuse de vous accueillir  à la conférence… »
• Un prospectus ou dépliant présentant votre structure sur chaque place assise
• Si vous avez un vidéo projecteur, vous affichez une image avec votre logo plus le titre de la conférence, avant même l’arrivée du public.
• Pendant que le conférencier anime sa présentation, vous prenez des photos, du conférencier et du public en tant que groupe. Elles vous serviront dans votre communication post-conférence.
• Avant la fin de la conférence, vous retournez discrètement le panneau de l’accueil pour qu’il soit visible dans le sens de la sortie du public. Vous modifiez aussi le message « L’association …. vous remercie de votre visite. A bientôt ».

Deuxième bonus : communication orale

D’autres personnes ont plutôt une mémoire auditive. Alors pensez à eux pour communiquer sur un évènement. Cette communication orale vient en double de la communication visuelle sans en être la lecture linéaire.

Au début de la conférence, quand tout le monde est à l’écoute

• vous présentez votre structure RAPIDEMENT
• vous expliquez le lien entre votre activité et le thème de conférence
• vous introduisez le conférencier et son expertise

À la fin de la conférence, vous remontez sur scène,

• pour remercier le conférencier de son partage
• vous remerciez le public pour son attention
• rappelez que vous êtes disponible pour répondre aux questions concernant votre activité principale.

Troisième bonus:  relations publiques

Profitez de votre conférence pour mettre en valeur votre association auprès des institutions.

• Invitations aux élus locaux
• Dossier de presse pour les correspondants du secteur
• Plaquette de présentation

La communication après la conférence

Ce point est  facile puisqu’il suffit de recommencer de que vous avez réalisé avant la conférence mais en modifiant les différents axes de communication. Cette fois, vous présentez le bilan, un succès évidement. Vous répétez qui organisait cette conférence et pourquoi. Un petit mot sur le conférencier et son expertise. Vous rappelez le contenu de sa présentation, en développant le sommaire. Puis vous détaillez le public (nombreux, attentif, d’experts ou de passionnées etc..) et le plaisir des moments de convivialité. Vous concluez en donnant le prochain rendez-vous important pour votre association, quel qu’il soit. Vide-grenier, assemblée générale ou stages de vacances, peu importe mais vous commencer à le faire connaitre, sans détailler. Une formulation au premier degré est suffisante «Toute l’équipe de l’association… vous donne rendez-vous le … pour… ».

Comme d’habitude, vous diffusez le bilan de votre conférence selon les différents axes de communication vus en utilisant tous les supports de communication à votre disposition.

• Dans la presse
• Sur les réseaux sociaux
• Sur vos media

Cas des entreprises solidaires

L’engagement d’une entreprise solidaire se prête plus ou moins à préparer une conférence. A vous de juger, mais  envisagez que votre imagination et votre audace sont des facteurs déterminants pour se faire connaitre. Organiser une conférence sur l’objet même de votre engagement donne une dimension plus intense à celui-ci.

Exemple :

l’agence de guides en Inde, Akvin Tourism, aide les villages à développer une stratégie de tourisme durable. Dans ce cadre, une conférence sur le « grand nettoyage » de Chatrana est très opportune. Communiquer sur un évènement aussi innovant pour la région va bien au-delà d’une communication commerciale.

Rien que la publicité indirecte lié à la communication autour de la conférence, mérite l’investissement, temps et argent.

Vous pouvez organiser une conférence par vous-même dans vos locaux ou dans une salle louée à cet effet. Au moins, vous êtes autonome et votre entreprise est seule sous les projecteurs. Toutefois guettez aussi les opportunités d’animer une conférence à plusieurs entreprises sur un thème commun lors d’un salon ou d’une soirée de réseautage professionnel.

Communication des conférences en ligne

Les nouvelles technologies offrent des possibilités innovantes, à condition de les maitriser. Une conférence en ligne peut prendre différentes formes selon le matériel disponible. Vous verrez que communiquer sur un évènement en ligne comme une web-conférence demande une simple adaptation.

Utilisez les réseaux sociaux

Si vous êtes déjà bien implantés sur les réseaux sociaux, vous pouvez vous en servir pour diffuser un message de type conférence. Un format très apprécié est le « direct«  (ou « live ») pendant lequel les internautes peuvent interagir via les commentaires. Une conférence en ligne peut prendre différentes formes selon le matériel disponible

3 points pratiques avec ce format

• Le conférencier peut être loin de vous. Des sites permettent d’organiser une réunion à plusieurs avec partage d’écran en alternance selon qui parle (vous ou le conférencier) ou double écran simultané.
• Certains permettent une diffusion simultanée sur plusieurs réseaux sociaux
• Ces mêmes sites proposent un enregistrement pour que la conférence puisse être vue en replay.

Communiquer sur un évènement en ligne utilise biensur les réseaux sociaux, de manière native, c’est-à-dire que vous publiez sur vos propres comptes. Si vous en avez les moyens, les systèmes publicitaires payant vous permettent d’élargir le public à des personnes qui ne vous connaissent pas encore. Le but est alors d’augmenter le nombre de vos fans ou followers qui voudront voir la vidéo. Une fois qu’ils seront abonnés à votre compte ou à votre newsletter, ils découvriront vos activités au fur et à mesure de vos prochaines publications.

Réussir sa communication digitale

Pour le coup, moins besoin d’anticiper pour communiquer sur un évènement en ligne, mais ce n’est pas une raison pour s’y prendre la veille ! Utiliser les moyens de communication modernes ne remplace pas votre travail préparatoire d’un coup de baguette magique. Prévoyez une semaine de marge pour réussir votre communication. Mettez alors le paquet en multipliant les différents axes de communication. Pour autant, n’oubliez pas de respecter les codes des réseaux sociaux.

• Evènement Facebook qui vous permet d’inviter nominativement vos contacts
• vidéo d’annonce
• Stories…SSSSSS
• Publications….SSSS
• rappels répétés
  • « Demain, conférence…. « 
  • puis « La conférence commence dans 1h »
  • et enfin « Rdv, pour le début de la conférence »…

N’ayez pas peur de lasser votre audience. Vous serez même étonné des remerciements « J’ai failli oublier, heureusement que tu m’as prévenu ».

En revanche mettez votre plus belle cape d’humilité car la déperdition est énorme entre le nombre de personnes qui voient votre publication, ceux qui s’inscrivent et ceux qui assistent finalement à votre conférence. Ce phénomène n’est pas spécifique aux réseaux sociaux. Il reflète aussi la réalité de la communication physique. En effet, tous ceux qui ont vu votre affiche où lu l’article dans le journal ne viennent pas. Votre voisin ou ami qui a promis d’être là, se désiste à la dernière minute, pour une excuse que vous trouvez bidon, mais que vous devez accepter.

Communiquer sur un évènement en ligne

La communication visuelle pendant une web-conférence est la version digitale de celle prévue pour les conférences présentielle. Seuls les outils changent puisque le partage d’écran à partir d’un PowerPoint vous permet de remplacer les stop-trottoir et le vidéoprojecteur.

• Présentation initiale : à l’oral avec votre commentaire, en double du visuel avec le PowerPoint : nom, logo.
• Le sommaire de la conférence
• Les points importants de votre message
• La conclusion avec à nouveau vos contacts.

Entre les deux, plusieurs options s’offrent à vous :

• vous choisissez de couper complétement le partage d’écran pour revenir sur le devant de la scène. Alors le public voit le conférencier face à la camera.
• Sinon, le conférencier peut aussi commenter uniquement en voix-off le partage d’écran depuis internet et / ou PowerPoint.

Quid du portrait du conférencier?

Vous pouvez aussi afficher le portrait en temps réel ou un avatar fixe,  dans une miniature dans un angle de l’écran, ou au contraire, pas du tout. La seule règle qui prévaut est le ressenti et l’aisance de la personne qui parle. Posez-vous ces questions pour préparer une conférence en ligne et réussir la communication qui l’accompagne.

Cas des conférenciers

Vous êtes un professionnel et vous cherchez à vous faire connaitre ?

N’hésitez pas à prospecter pour proposer votre expertise et animer une conférence en ligne ou en présentiel. Peu importe votre métier, communiquer sur un évènement comme une conférence participe à votre notoriété.

Nous l’avons vu, « association non lucrative » ou « web-conférence » ne vous contraint pas à la gratuité. De nombreuses solutions existent pour que vous soyez rémunéré dans le cadre de votre prestation. A moins que vous l’envisagiez comme de la publicité indirecte dans votre stratégie d’entreprise. Le sponsoring ou le mécénat sont des stratégies de communication connues pour leurs retombées vers vos services payant habituels. Organiser un évènement est une technique de communication subtile pour promouvoir  l’image de marque.

Selon votre thème d’expertise pensez à démarcher :

• Les associations quel que soit leur importance
• les organisateurs des salons spécialisés
• les entreprises solidaires qui ont déjà une démarche différenciante et ont besoin de nouvelle actualité pour la faire connaitre
• les entreprises ou commerces dont l’activité s’accorde avec ce que vous pouvez apporter.
• Les entreprises qui organisent des ateliers de cohésions d’équipe ou team-building dans leur fonctionnement quotidien ou lors de séminaires.

Quelle que soit la structure qui vous accueille comme conférencier, ne soyez pas passif et dépendant de la communication de l’organisateur. IL est peut-être mauvais dans ce domaine. Peu importe ce que l’organisateur a prévu, vous devez mettre en place différents axes de communication autonome. Vous reprenez tout ce qui a été dit précédemment et vous l’appliquez à votre propre cas, en double ou conjointement à la communication de l’organisateur.

Choup.online vous aide

En tant que spécialiste de la communication des associations 1901, des entreprises solidaires et des entrepreneurs solo, je peux vous aider à différents niveaux pour réussir votre communication autour d’une conférence présentielle ou en ligne.

• Diffusion d’annonces sur les réseaux sociaux
• Conseils en communication ponctuels sur l’un de vos supports.
• Accompagnement personnalisé pour établir un plan de communication complet