Communication au mois de janvier, 8 thèmes adaptés aux associations

Passée la vague des messages traditionnels pour souhaiter la bonne année, la période est riche en opportunités pour une communication au mois de janvier, spéciale association. Ce serait dommage de rater le coche ! C’est pourquoi ce dossier liste huit thèmes adaptés aussi bien à une communication interne qu’à une communication externe. Par ailleurs, le budget pour cette campagne de communication est nul donc aucune raison de se priver. Pour ma part, je dirai que ce n’est pas au choix : vous diffusez à tous vos supports de communication.

Ce qui est exclu de ce dossier sur la communication au mois de janvier

Comme d’habitude je vous propose une approche inédite de la communication pour les associations. Donc, ce dossier ne contient pas ce qui pullule déjà sur Internet:

• Les marronniers : soldes d’hiver, nouvel an chinois , etc…
• Les journées dédiées : journée du câlin, journée du pantalon, etc…
• Les fêtes des saints et des saintes
• Les lunes, marées et autres phénomènes naturels

D’ailleurs, une simple recherche sur Google vous fournira une multitude de calendriers marketing et calendrier éditorial passe-partout. La plupart sont très bien conçus et prêts à l’emploi. Vraiment, leur commodité est incontestable.

La fausse bonne idée

Néanmoins, méfiez-vous de ces ressources qui sont galvaudées à grande échelle par toutes les agences de communication, les annonceurs et les community manager professionnels. Il est certain que vous les verrez partout, à toutes les sauces, jusqu’à saturation.

Par ailleurs, en tant que créateur de contenu, utiliser les mêmes leviers que la multitude vous condamne à faire preuve de beaucoup plus de créativité. Pour espérer que votre publication sorte du lot, elle doit marquer une différence considérable. Aussi l’effort risque d’être disproportionné à l’effet attendu ou obtenu. De plus, la plupart des plans de communication qui usent de la facilité des calendriers prêts à l’emploi visent un objectif commercial qui ne correspond pas à une communication au mois de janvier à propos d’une association à but non lucratif.

Quand les utiliser ces thèmes prêts à publier ?

Magré tout, selon le secteur d’activité de votre association, quelques-unes de ces ressources simples peuvent être fondamentales pour votre communication-multimédia. Ainsi « les lunes » pour des jardins partagés sont un sujet très opportun. De même, « la journée de l’autisme » s’impose pour une association oeuvrant auprès de ce public. Quand bien même, je considère qu’il s’agit de niches très spécifiques ou d’intéret ponctuel que vous saurez agrémenter avec intelligence selon votre expertise.

En soi, ce dossier concerne une communication au mois de janvier qui s’adresse à l’ensemble du mouvement associatif, toute mission bénévole confondue.

Le jour de l’An dans la communication au mois de janvier

De ce point de vue, un message du président de l’association et/ou les membres du bureau est tout indiqué pour rappeler la mission et les valeurs de l’association. Fi d’une modestie mal placée! Vous avez été élus au bureau de l’association pour représenter les membres et guider l’action de l’association. En conséquence de quoi, tout le monde attend que vous montriez le chemin pour soutenir le projet associatif auquel vous avez tous souscrits.  Alors, vous êtes légitime de prendre la parole et de vous mettre en avant, pour une fois.

Peut-être ne vous sentez vous pas à l’aise avec l’exercice ?

Vous ne croyez pas être capable d’écrire un discours avec spontanéité ?

Voici une petite astuce rédactionnelle:

Imaginez qu’au moment du café ou de l’apéritif, un ami vous demande « Comment vois-tu l’année à venir ? ».

Que lui répondez-vous ?

Puis enregistrez votre réponse, éventuellement sur le répondeur de votre téléphone. Normalement, vos paroles exprimeront une fluidité naturelle teintée de simplicité. A partir de là, il ne vous reste plus qu’à transcrire votre message en texte. Après un léger ajustement du langage oral vers le langage écrit, votre éditorial est prêt. Ensuite le responsable de la communication le diffuse via les outils de communication prêts pour votre association.

Bilan de l’année finie, sujet idéal d’une communication en janvier

A savoir, ce module demande plus de mémoire que de créativité pour la communication au mois de janvier dans votre association. En tout logique, il concerne des informations factuelles issues des archives de la structure associative mise à l’honneur. A cette occasion laissez le bénévole être force de proposition quant à la mise en forme de cette rétrospective. En effetn le format de la publication dépend surtout des outils informatiques de communication visuelle qu’il maitrise ou désire expérimenter.

Bien que cet exercice soit difficile, il fera un bien fou au moral de chaque membre de l’association!

En effet, bien souvent, la tête dans le guidon, chacun avance sur sa mission. Au fur et à mesure que les actions s’enchainent, un projet chasse l’autre dans l’esprit du dirigeant associatif et des bénévoles surbookés. A ce rythme, on oublie vite ce qu’on a réalisé juste avant. Là, vous allez vous poser, reprendre votre vieil agenda et sortir la calculette.

Les chiffres clefs de la dernière année civile

Dans un premier temps, listez les réalisations coordonnées par l’association avec les chiffres de référence :

• Quelles animations ? Combien de participants ? Quels bénéfices ?
• Quels investissements ? Qui ont été financés comment ? Qui apportent quoi à qui ?
• Quelles actions solidaires ? Envers qui ? Pour quel montant ?
• Combien de nouveaux membres ? De bénéficiaires ? De participants ?
• Qu’avez-vous mis en place pour votre notoriété ? Quelle stratégie de communication ? Combien d’affiches pour quel budget ? Vos réseaux sociaux ont progressé de combien de fans ?

Il est évident que ces points préparent déjà le rapport d’activité de l’assemblée générale. A la seule différence que vous ne les annoncez pas en une seule fois dans la même publication. Rappelez-vous cette technique de communication de base: une publication par sujet et un seul sujet par publication !

En exemple, voici comment effectuer une communication en cinq étapes pour présenter le bilan d’une collecte :

1. Ce que vous avez collecté auprès de combien donateurs.
2. Les partenaires qui vous ont aidé dans votre projet
3. A quoi vous avez utilisez ces dons
4. Le profil des personnes ayant bénéficié de votre action
5. Le nouveau challenge de l’année à venir.

L’évolution de l’association et son éventuelle réorientation

Comme, il n’y pas que les chiffres qui comptent pour la communication au mois de janvier du monde associatif, évoquez les autres versants du quotidien:

Une activité qui prend de l’ampleur? Un local remis en état? Un nouveau contrat de mécénat ? Le travail réalisé sur un dossier d’appel à projets ? Pensez aux succès obtenus au sein de l’équipe : avenant voté à l’assemblée, publication d’un livre ou palmarès sportif. Ces autres aspects de la vie associative constituent un réservoir permanent d’actualité. Il est ententdu que le programme de communication les a déjà plus ou moins développés selon le planning. Peu importe, au mois de Janvier, vous résumez toutes les communiqués qui ont été diffusés en cours d’année.

Quand cette étape préparatoire est amorcée, vous laissez reposer un jour ou deux, en attendant que des souvenirs flash vous reviennent pour compléter ici et là. En plus, vous pouvez aussi en parler autour de vous, « Si tu devais retenir qu’une seule chose de cette année, tu dirais quoi ?».

Je vous promets que vous allez être épatés de tout ce que vous avez accompli!

Remerciements à la communauté associative

Encore aujourd’hui, les petits mots magiques appris dans notre enfance restent les sésames d’une communication humaine propre à développer un sentiment d’appartenance au groupe. La fidélisation d’un adhèrent ou d’un bienfaiteur passe plus par les relations publiques que par le bulletin d’adhésion ou les dossiers de subventions.

Le mot magique le plus évident est « Merci ». de ce fait, remercier séparément chaque catégorie de personnes qui vous aident est une idée facile pour une communication au mois de janvier, typique d’une association.

• Bénévoles
• Adhérents
• Partenaires financiers
• Internautes qui vous lisent (réseaux sociaux, newsletter, blog…)

Le mois de Janvier, la seconde rentrée des associations

A la période des bonnes résolutions, les gens sont prêts à s’engager avec conviction et sincérité. L’un décide de se rendre utile et cherche comment aider. L’autre est déterminé à enfin réaliser son objectif. De plus certains ont reçu à Noel un chèque « pour se faire plaisir ». Alors, profitez de l’occasion pour recruter grâce à une communication au mois de janvier.

• Convaincre des bénévoles pour la gestion de projet précis
• Attirer des participants : recommencer la communication de septembre en proposant une promotion de « mi- année ».

Calendrier des dates à ne pas rater pour la nouvelle année

Il est évident que vous avez déjà diffusé ces informations au moment de la rentrée scolaire et des inscriptions. Pour autant, il est bon de les rappeler de temps en temps, en particulier dans la communication du mois de janvier.

• La vie de l’association selon l’emploi du temps pour le prochain semestre: rappel de l’obligation pour les adhérents d’être à jour de leur cotisation annuelle, date prévisionnelle de l’assemblée générale. A ce sujet, un simple mailing suffit.
• Planning de reprise pour vos activités régulières : permanences, entrainement, cours, atelier, distribution etc…Ce n’est pas une actualité extraordinaire mais cela donne toujours matière à communiquer.
• Programme de vos grandes animations publiques et/ou internes d’ici les vacances d’été même si les dates exactes ne sont pas encore connues. « Vide-grenier en mai et kermesse en juin » sont pour l’instant des informations suffisantes. Plus tard, vous approfondirez la communication évènementielle correspondante.

Les perspectives de la nouvelle année

Notez que ce module peut être indépendant ou lié avec n’importe lequel des thèmes précédents qu’il complète de manière si opportune.

En effet, en début d’année, tout le monde échange ses vœux. Alors exprimez vos souhaits associatifs de manière simple et claire. Danc ce cadre, formulez ce qui vous tient à cœur mais reste encore en attente faute d’avoir les ressources humaines, matérielle et financières nécessaires. « Nous espérons mettre en place…. Mais il nous manque…. ». Evoquer aussi ce que l’équipe a choisi de se fixer comme objectifs quantitatifs et qualitatifs pour la nouvelle année.

Vos besoins en bénévoles ou matériel.

Ce type de communication demande de développer votre message en jouant sur les compétences attendues et les motivations des candidats. Ce que nous avons dejà vu dans le choup-dossier « Affiche pour recruter des bénévoles ».

La prospection, communication de précision

Profitez de la communication au mois de janvier pour lancer une campagne de prospection pour construire un partenariat association-entreprise ou inter-associations. Là aussi, pas de place pour le flou artistique. A ce moment-là,  actualisez le dossier de presse et la lettre de motivation qui l’accompagne. Par exemple, vous évoquez une piste possible pour l’organisation d’évènements « Nous aimerions organiser un défilé de mode avec des clubs de couture et de tricot». Même si vous avez déjà des contacts pour ce projet évènementiel, restez ouverts aux bonnes surprises que votre communication vous apportera.

Annoncez aussi vos recrutements

Après le rush de la rentrée scolaire, le mois de janvier apporte le calme pour réfléchir  à l’avenir : nouvelle animatrice pour diversifier vos activités, offres de stage ou d’emploi, même à temps partiel. Beaucoup de personnes repoussent leur mise à disposition « Après les fêtes, j’y verrai plus clair ». Maintenant, ils sont enfin prêts à se projeter pour les mois à venir. Chaque histoire de recrutement est unique, au croisement des personnalités et des circonstances de la rencontre.

La galette des rois et la communication du mois de janvier

Cette tradition hautement conviviale s’intègre naturellement dans un plan de communication au mois de janvier, parfait pour une association.

ATTENTION : Le plus gros risque est d’oublier de prendre des photos !

Peu importe comment vous organisez ce moment de partage, il crée du lien social au sein de votre association : entre bénévoles, avec les bénéficiaires, les enfants seulement, avec les partenaires. Même s’il manque du monde, ce n’est pas grave ! A ce moment, prenez deux ou trois photo avec les personnes réunies. Et zou c’est parti pour un communiqué à propos de  « La galette des rois dans les locaux de….. ». A ce propos, évoquez la bonne ambiance, le lien social comme valeur primordiale etc… avec rappel de qui vous êtes, ce que vous faites, comment et pourquoi. Sans oublier quoi ??

Naaaan… pas la fève ! Rhooooo….

Les coordonnées ! Toujours les coordonnées et le nom de l’association.

Vous avez raté la galette ? Pas grave, il vous reste une chance au grattage !

En fait, j’ai encore un sujet à vous proposer pour une communication au mois de janvier, adapté à la vie associative.

Les vœux du maire et communication du mois de janvier

Soyons clairs, nous avons TOUS une bonne raison de ne pas être présent à cette cérémonie. Monsieur le maire y compris !

En général, nous avons travaillé toute la semaine. Bien souvent le petit dernier est malade. De surcroît la grande a une montagne de devoirs. Sans compter que les courses ne sont pas finies. Même que demain c’est l’anniversaire d’un membre de la famille qu’on n’a pas vu à Noel. Si cela se trouve un microbe sabote votre énergie habituelle.

OK, c’est noté…

Cependant les vœux du maire sont le seul moment de la vie municipale qui soit indispensable à une communication au mois de janvier d’impact loco-local démultiplié.

La visite en coup de vent

Pour ce motif, même pas longtemps, vous y allez!

Au moins une petite demi-heure que vous rentabilisez au maximum. Dans ces conditions, les mots clefs à garder en tête tracent votre ligne de priorité : image de marque, rencontrer les autres associations, discuter avec les acteurs associatifs, emporter des plaquettes de présentation.

A bien considérer les choses, pour une visite fugace, le bon plan, c’est d’être présent au début quand tout le monde arrive. A cette fin, vous restez juste après la porte d’entrée. De la sorte, les gens vous saluent au fur et à mesure qu’ils entrent. Surtout vous ne dites pas que vous partez vite (c’est notre secret à nous !). Puis quand les discours commencent, vous vous éclipsez discrètement.

Priorité à la visibilité

Toutefois, que vous restiez ou pas jusqu’au verre de l’amitié offert par la commune, si vous avez des vêtements au logo de l’association, vous les portez puisque vous représentez l’association, chargé des relations publiques.

Pour cette raison, prêtez attention aux écharpes qui cachent le logo poitrine et aux cheveux longs qui cachent le logo du dos. En somme, la priorité, c’est la visibilité de votre association, donc du logo, pas votre style ni votre confort.

Opération séduction

Au fond, quels sont les objectifs de toute l’opération « vœux du maire » dans une stratégie de communication au mois de janvier pour une association?

• Qu’on vous voit et vous identifie, aussi bien le public que l’équipe municipale (que vous allez saluer…. Si, si !! ). Vous en tant que représentant de l’association et l’association en tant que membre actif de la vie locale.
• Créer du lien avec les représentants locaux : les autres présidents d’associations, les commerçants et les nouveaux habitants.

A vraire dire, si vous êtes timide, vous faites semblant que non. Il est primordial d’entamer aussitôt une thérapie rapide à effet immédiat.

Conformément à votre stratégie, causez avec tout le monde, au moins un petit mot gentil ou un salut rapide « Bonne année ! On se voit bientôt ?». Si l’occasion se présente, vous expliquez votre activité phare en quelques mots : « Je suis animatrice en scrapbooking » ou « Notre association ramasse les mégots sur la place du marché » . A partir de là , vous improvisez pour proposer une suite collaborative à votre rencontre.

Prendre rendez-vous l’air de rien

Au pire, sur un ton complice et surtout pas suppliant, glissez « Je peux passer quand pour vous parler d’un projet ? ». Même si le projet en question est de solliciter un cadeau pour votre prochain loto ! Ou d’obtenir un rayon de dépôt-vente au profit de votre association. Vous n’en dites rien pour l’instant.

La confiance en vous (même fausse) inspire la confiance aux autres, pour de vrai.

La communication après la cérémonie des voeux

De même, l’enthousiasme inspire l’enthousiasme.

Tant qu’à faire de jouer à la star américaine, ne lésinez pas sur les selfies. Ils vous serviront pour communiquer sur votre présence à cette cérémonie. « Moment riche en rencontres avec @ …. Et @…. «  Et hop, vous taguez ces contacts sur votre social media préféré. Ainsi, s’ils ne connaissent pas votre page Facebook ou votre compte Instagram, ils auront l’occasion de le découvrir. De nos jours, cette pratique est courante et s’inscrit sans problème dans une bonne communication sur les réseaux sociaux.

L’essentiel d’une communication au mois de janvier, spéciale association.

En conclusion, la communication globale d’une association est un véritable travail d’équipe qui demande des compétences rédactionnelles et une cohésion opérationnelle. Dans cet esprit, huit thèmes sont adaptés à toutes les formes d’association :

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