Comment dédommager un bénévole?

L’association PasseTemps nous a déjà présenté ses différentes expériences pour le paiement des animatrices indépendantes de ses multiples clubs créatifs. Une collaboration annuelle avec déjà 13 animatrices   leur a permis de mesurer avantages et inconvénients de formules variées comme un « prix à la séance » ou un « forfait annuel ». L’association Passe-Temps complète ce thème avec le troisième et dernier volet. Le plus délicat et le plus tabou : comment dédommager un bénévole, animateur ou pas, le rembourser ou le payer?

Un équilibre est à trouver entre deux contradictions: d’un coté, la volonté de remercier un bénévole , pour le motiver ou du moins ne pas le démotiver. Et de l’autre coté, l’obligation de respecter la loi du travail. Une mission bénévole ne doit pas prendre l’allure de travail déguisé. Se rémunérer en association est très réglementé. Ce qui est certain, c’est qu’il est obligatoire d’avoir une trace officielle de tous les mouvements d’argent, tant en entrée qu’en sortie. La meilleure banque pour votre association saura vous conseiller sur les procédures légales.

Animatrice bénévole mais atelier payant

Dans notre association nous avons des animatrices bénévoles qui sont expertes, voir diplômées dans une discipline. En revanche, elles ne souhaitent pas travailler avec un statut d’indépendante. En fait, elles assurent seulement quelques heures d’activités dans notre association mais nulle part ailleurs. De plus, leur motivation n’est pas l’argent mais plutôt l’ambiance du groupe et le relationnel avec une équipe. Donc elles ont un statut de bénévole et ne sont pas payées.

Nous avons essayé un premier temps de faire profiter de cette situation aux adhérents en ne les faisant pas payer l’activité ou un prix si réduit qu’il en devenait symbolique. Mais le précepte qui dit « ce qui est gratuit n’a pas de valeur » a pris tout son sens quand je me suis rendu-compte que les personnes inscrites ne respectaient pas l’animatrice et surtout le temps qu’elle consacrait à cet atelier : des absences non prévenues, des désistements de dernière minute  la faisaient se déplacer pour se retrouver seule dans la salle.

Je suis très chatouilleuse sur le respect des personnes qui donnent de leur temps… cette mauvaise expérience m’a beaucoup énervée !!

Désormais, que l’animatrice soit travailleuse indépendante ou  bénévole, l’atelier est payant pour le participant. Au prix normal d’une telle prestation. Il est désormais plus simple d’expliquer la grille de tarif.

Ainsi nous évitons de faire une concurrence déloyale à des animatrices indépendantes qui veulent vivre de leur travail dans d’autres structures voisines. Notre association soutient le commerce local !

Mais du coup, que faire de l’argent ??

Financement des petites dépenses internes

Comme toute association, la nôtre n’a pas lieu de cumuler de l’argent sans objectif. Alors nous utilisons les sommes perçues de différentes manières :

 => Financement de bonnes œuvres, par exemple les frais directs ou indirects liés à la collecte des bouchons plastiques sur l’ensemble de notre commune

=> Financement de la bibliothèque de prêt de toute l’association

=> Financement du coin « thé-café-biscuits » de toute l’association

=> Financement des équipements et consommables des clubs enfants pour les jeunes qui viennent ponctuellement pendant les vacances et n’ont pas le matériel nécessaire.

Donc la somme payée par les adhérents leur revient mais sous une autre forme, communautaire. Biensur la question revient régulièrement sur le tapis « pourquoi l’atelier est payant si l’animatrice est bénévole?« , mais j’explique à chaque fois.

Comment dédommager un bénévole en toute légalité?

Néanmoins, par souci d’équité et pour ménager toutes les susceptibilités, nous avons prévu de remercier un bénévole qui assure une mission d’animatrice. Je ne veux pas passer pour une « esclavagiste »!!

Ainsi, l’association PasseTemps ne souhaite pas s’enrichir aux  dépens des animateurs bénévoles. Et eux n’ont pas le droit d’être payés. IL a fallu trouver un moyen de satisfaire tout le monde, tout en respectant la loi et ne pas basculer dans l’abus de confiance moral. Nous avons trouver comment dédommager un bénévole  « en nature » sur présentation de facture.

Remercier un bénévole en lui remboursant ses dépenses en carburant

Lorsque les bénévoles se déplacent chaque semaine depuis leur domicile pour assurer les activités à notre club. Chaque trajet est une petite somme mais au cumul, cela commence à compter dans leur budget. Une simple consultation du trajet sur « mappy.com »  indique un montant estimé du trajet: usure de la voiture, des pneu, carburant et assurance…. Montant à multiplier par 2 pour l’aller-retour et par le nombre de séances.  En gros, un plein par an, pour un trajet de 10km.

Pour les bénévoles qui ont des frais de déplacements plus importants, il est bon de respecter le barème de l’URSAAF en fonction de la distance et de la voiture.

Se rémunérer en association grace à une formation

Une formation liée au thème de leurs activités bénévoles est un bon compromis: elles se font plaisir en approfondissant le sujet de leur passion. Ensuite le club bénéficie d’une animatrice hyper pointue dans son domaine. Voilà  comment dédommager un bénévole tout en élévant le niveau du club.

Comment dédommager un bénévole  en équipant le club

Notre association dispose d’une bibliothèque importante garnie d’année en année sur ses fonds propres. Elle propose des livres récents pour tous les niveaux de participants. Mais l’animatrice peut avoir besoin d’informations techniques de niveau supérieur à celui des participants. Elle choisit, et l’association paye. Livre qui sera mis dans les rayons avec les autres. Certes l’animatrice bénévole sera la seule à s’en servir mais c’est un autre type de formation pour elle, profitant indirectement aux participants.

Remercier un bénévole en l’invitant à un salon pro

Exceptionnellement, nous pouvons payer billet d’entrée + frais de déplacement aux salons créatifs de leur spécialité : les animatrices bénévoles reviennent avec de nouvelles idées et de la documentation sur les dernières innovations. C’est encore les participants les grands bénéficiaires indirects.

Nous n’avons pas défini de forfait type pour ce genre de manifestation. L’essentiel étant que cette méthode pour se rémunérer en association reste modérée par rapport au budget global de notre association. Depuis Rouen, le voyage sur Paris sans hébergement, c’est Ok . Mais le déplacement sur Marseille, ce n’est pas OK pour notre budget. Une association plus importante pourrait définir les limites de la prise en charge dans son règlement intérieur.

Donc vous voyez, aucun signe extérieur de richesse condamnable par le fisc mais plutôt un arrangement honnête qui permet à chacun d’y trouver son compte :

=> Grace à l’implication d’une animatrice bénévole, l’association peut proposer un atelier supplémentaire au public et ainsi étendre l’éventail de ses activités.

=> l’animateur bénévole crée du  lien social autour d’un thème qui le passionne et reçoit des petits extra sous la forme de très modestes « cadeaux de remerciements ».

.

Et si on donnait un vrai salaire au bénévole ?

.

Dans d’autres pays, la loi autorise à « payer » un bénévole avec un somme annuelle maximale, qui ne constitue pas un revenu en tant que tel. Juste un appoint. Dans ce cas-là , le terme n’est plus vraiment « bénévole » au sens étymologique puisque la personne ne DONNE pas son temps.

Soyez prudent dans le cadre d’un bénévolat de compétences à ce que le dédommagement ne soit pas confondu avec un salaire déguisé.

Quand on est payé pour son travail, on est salarié ou fournisseur, pas bénévole. En France, pour faire simple au niveau paperasse pour un TRAVAIL ponctuel, il y a le statut d’auto-entrepreneur. Je vous conseille aussi le portage salarial (il existe des sociétés spécialisées pour les animatrices ) ou le chèque emploi. Dans les deux derniers cas, il y a un contrat de travail et les sommes payées sont déclarées. Quelques soient le statut choisi, les sommes perçues donnent lieu à des charges sociales et à l’impôt sur le revenu.

Pas sure que çà vaille réellement le coup de se  faire payer….

Retour à la case départ et à la motivation de son engagement bénévole?

La fausse bonne idée:

IL y a des filous qui se trompent d’objectif et voudrait tirer profit de tout. L’idée de se rémunérer en association peut cacher ou entrainer des raisonnements qui de déviance en débordement, incitent à la fraude.

Une bénévole croyait avoir trouvé une « astuce » pour que notre association la paye.

Rien que le mot « astuce » doit vous mettre en alerte !!

Sa soi-disant idée géniale était que j’établisse des faux certificats d’adhésion. Enfin, non,  plutôt des vrais certificats d’adhésion mais avec des sommes  inexactes, supérieures à la réalité. L’objectif étant de présenter ces certificats à son comité d’entreprise pour se faire « rembourser » des sommes qu’elle n’avait pas payées et ainsi être indirectement indemnisée du travail réalisé pour l’association.

Ce n’est bien sùr par du tout possible, ni cela, ni aucune de ses variantes.

Le président ou le trésorier sont pénalement responsables de ce qu’ils signent. Fausses déclarations incluses. Si mon association devait systématiquement remercier un bénévole à la hauteur du travail réalisé, je serai riche!

Si je vous dis que cette personne ne fait plus partie de notre équipe, cela vous étonne ?

.

Equipement d’un bénévole

Pour remplir sa mission, le bénévole peut avoir besoin de matériel technique précis sans avoir les moyens personnels de se l’offrir. Par exemple, un ordinateur et une licence Photoshop pour le coordinateur du club photo.

Dans ce cas, l’achat est réalisé au frais de l’association.

Cette dernière le prête au bénévole pour son usage, certes exclusif mais dans le cadre de sa mission. L’équipement appartient à l’association et reste sa propriété quoiqu’il arrive. Le matériel reste à disposition pour les besoins de l’association. Par exemple cet ordinateur est utilisé pour la présentation sur grand écran lors de l’assemblée générale ou des projections lors du forum. Si le bénévole quitte l’association ou arrête sa mission, l’association récupère le matériel pour le transmettre au remplaçant.

Toujours dans le cadre des associations « loi 1901 à but non lucratif PERSONNEL », l’équipement acheté pour un bénévole doit être justifié par la mission. Des rollers pour le trésorier d’un club de broderie, c’est clairement non justifiable. L’achat de matériel ne peut en aucun cas constituer un détournement pour se rémunérer en association.

Le bénévole peut utiliser le matériel pour son usage privé mais il ne peut pas se l’approprier.

Par exemple, à ses débuts, notre association organisait une fois par an, un grand gouter au jardin public pour lequel elle avait acheté des jeux extérieurs en bois : quilles et croquet en différents modèles. Ces jeux étant stockés dans mon garage 364 jours par an, ma jeune fille avait autorisation de jouer avec dans notre jardin. Mais quand l’association a arrêté cette animation, les jeux ont été offerts à l’association des parents d’élèves. Surtout pas revendus en vide-grenier avec les anciens jouets de ma fille devenue ado. Ou dans ce cas, l’argent gagné ainsi aurait été mis dans la tirelire de l’association.

Remboursement d’un bénévole

Il est indispensable de distinguer « bénévole qui donne son temps » et « donateur qui donne de l’argent » ou des biens. Une même personne pouvant avoir les 2 rôles.

Donc le bénévole peut être remboursé des frais engagés au nom de l’association. Bien sûr pour des dépenses en lien avec sa mission et sur présentation de justificatifs.

Par exemple, les factures de sacs poubelle ultrarésistants pour la bénévole qui ramasse, tri et stocke les 3 tonnes de bouchons plastiques sur notre commune au nom de notre association.

Si elle veut faire « cadeau » de cette somme à l’association, cela peut être considéré comme un don et bénéficier d’une éventuelle défiscalisation, pour les associations qui en ont l’agrément… ce qui n’est pas le cas de PasseTemps.

D’ailleurs c’est le fisc qui fixe les limites de ce qui est acceptable ou un abus d’avantages.

Rappelez-vous toujours le principe « à but non lucratif PERSONNEL ». Payer le voyage de l’accompagnateur pour une association de jumelage, n’est pas forcement délirant. A considérer dans la globalité de l’association en question. En revanche, pour une animatrice d’un club de yoga en centre-ville, c’est plus tendu.

.

.

Les bons comptes font les bons bénévoles

Par ailleurs; retenez bien qu’aucun bénévole n’a obligation de payer pour sa mission.

Il ne doit pas s’enrichir mais il ne doit pas non plus s’appauvrir.

Le bénévole ne paye pas pour l’association

Même si la dépense semble dérisoire, le bénévole n’a pas à donner temps + argent.

IL peut avancer l’argent d’une dépense, s’il en a la capacité financière. Souvent c’est plus pratique de le rembourser.  En aucun cas, l’association ne doit pas compter sur le bénévole pour « faire la banque ». D’ailleurs, une association qui se débrouille pour ne pas rembourser les bénévoles ou pour lui faire payer des dépenses collectives, prend le risque de les faire fuir. Certaines personnes ont beaucoup de temps à donner mais pas un sou en poche. Par exemple parce qu’ils sont au chomage ou en invalidité, ce qui ne veut pas dire impotant. D’où l’intérêt de bien distinguer bénévole et donateur. Peu importe d’ailleurs les moyens réels de la personne. Un bénévole a le droit d’etre riche et avare. Il est là pour donner son temps mais pas son argent.  

Je connais personnellement, une personne qui en a eu marre que son jardin fournisse systématiquement les fleurs  pour les ateliers de décoration florale de son association. Et une autre personne qui a trouvé abusif qu’on la « punisse » de clef du local parce qu’elle avait refusé de la payer sur ses  fonds personnels….

Les deux ont quitté leur association respective.

A Passe-Temps, toutes nos animatrices ont leur trousseau de clefs. …. 47€, au frais de l’association.

Et toutes les fournitures créatives sont achetées aux commerces locaux.

Le bénévole paye sa part

En revanche, un bénévole est avant tout un adhérent, au meme titre que les élus du bureau et que les participants ou les bénéficiaires selon les structures. 

Donc le bénévole doit payer comme les autres ce qui est pour son usage personnel. On en revient toujours à « but non lucratif PERSONNEL »!

Etre présidente ne me dispense pas de payer mes cours, ou mon repas. La bénévole qui organise le vide-grenier paye son stand et même le bénévole qui tient la buvette paye son café.

Cela peut paraitre pingre mais je vous assure que cela évite aussi les calculs mesquins

« il a pris 2 parts de gâteau alors qu’il est arrivé à 10h, et moi j’en n’ai pas pris alors que j’étais là avant, du coup je ne paye pas mon repas (qui coute 10x plus qu’une part de gâteau)….  »

Du vécu !!

Je n’ai pas envie de doser qui en a fait le plus ou le moins et qui a « bien le droit de…»  ceci ou cela. La règle est que tout le monde paye. Je ne vérifie pas, s’il y a des tricheurs, je les laisse voir çà en tête à tête avec leur conscience.  

Au vide-grenier annuel,

=> certains donnent des gâteaux pour la buvette et s’en vont.

=> D’autres apportent un gâteau et restent aider.

=> Certains s’organisent pour partager un pique-nique qu’ils ont apporté pour ne pas payer

=> d’autres préfèrent acheter un repas à la buvette.

 

Ce qui est sûr, c’est que personne ne mange « aux frais de l’association » !!!

Une fois qu’il a été « donné à l’association », un gâteau est  « à vendre par l’association ».

Vous cherchez comment dédommager un bénévole ??

Vous avez un doute sur votre procédure habituelle?

Vous voulez une solution concrète adaptée à la situation réelle de votre association?

Prenez un RdV téléphonique pour des conseils personnalisés!!!

Prendre RdV