Comment préparer une interview de bénévole? Conseils d’une pro

Le Choup-blog aborde la communication des associations sous tous ses aspects. Pourtant, il en est un que nous n’avons jamais abordé car je l’avoue c’est un format dont je ne suis pas fan à titre personnel: le podcast. Néanmoins c’est un media en vogue qui présente de nombreux avantages pour faire connaitre une association de tout secteur d’activité. Modestement vous pouvez commencer par préparer une interview de bénévole qui sera ensuite diffusée sur vos autres supports de communication. Les auditeurs de podcast étant un nouveau public à convaincre de rejoindre votre cause.

Le podcast, support moderne de communication

Vanessa nous explique donc:

A notre époque très digitalisée, il est important d’être visible et accessible via les supports numériques : site internet, réseaux sociaux,…

Même si le bouche à oreille et les autres supports plus traditionnels fonctionnent encore bien pour des associations locales, il est intéressant de se pencher sur les nouveaux outils de communication. Ainsi, se démarquer impose d’utiliser de nouveaux supports.

En tant qu’acteur du bénévolat, il peut vous arriver d’être sollicité ou de solliciter une interview écrite, audio ou vidéo ou encore de proposer à un des membres de votre équipe de se prêter à cet exercice afin de faire connaître davantage vos activités.

Préparer une interview pour une association

Les bénéfices d’une telle démarche sont nombreux pour la communication associative :

• Gain de visibilité et de notoriété
• Attirer d’autres bénévoles et adhérents
• Obtenir des contenus à diffuser sur les réseaux sociaux et internet
• Améliorer la crédibilité auprès du public et d’éventuels financeurs,
• Enrichir les bilans d’activité

Comment tirer le meilleur parti de cette expérience ?

Il peut s’agir de préparer une interview de bénévole réalisée par un professionnel. Mais il est aussi envisageable de la réaliser en l’interne à votre structure associative. Ce dernier cas nécessite d’avoir dans votre équipe des membres initiés à la réalisation d’interview et à leur rédaction pour un support écrit.

Si le support choisi est un format vidéo ou audio, il faudra pouvoir compter sur quelqu’un qui maîtrise ces techniques et le montage final avant la mise en ligne sur internet.

Les étapes pour préparer une interview de bénévole

Comme tout outil de communication, une interview demande un travail méthodologique précis :

Les limites du collectif

Ce travail d’équipe est primordial pour bien préparer cette interview.

C’est pourquoi, prévoyez de prendre des notes dès la réunion initiale pour ne pas perdre l’intention initiale au fil de l’avancement.

En revanche, je vous déconseille une interview sous forme d’un entretien collectif dont le contenu est plus difficile à structurer. Voyez les émissions télévisées de débats où l’un monopolise la parole et dont tous les participants repartent braqués sur leur point de vue. Au final l’enregistrement risque de ne pas être exploitable dans votre communication.

Quelles questions poser?

Posez des questions ouvertes, c’est-à-dire dont la réponse est une phrase contrairement aux questions fermées auxquelles on répond oui ou non.

En effet, le contenu de l’entretien sera d’autant plus intéressant si l’interviewé est obligé de formuler des réponses détaillées et construites. Bien sur, évitez les questions pièges qui n’ont pas été préparées ou qui sont formulées de manière imprécise. De plus, oubliez le style journalistique trop directif qui suggère la réponse en posant la question.

Choisir le bon bénévole

Pas besoin d’aptitude spéciale à la prise de parole en public pour répondre à une interview.

Bien souvent, dès qu’on parle d’interview, on imagine le reportage à l’américaine avec le passant interrogé par un journaliste en quête de sensationnel. En vérité, une bonne interview se déroule sur le ton d’une conversation face à face. L’ambiance intimiste tient plus de l’interview téléphonique. Etre honnête dans ses propos et exprimer votre personnalité sans forcer suffiront à faire bonne impression.

Restez naturel

Là aussi, la formulation est essentielle.

Il est évident qu’un message militant ou solidaire n’a pas besoin d’être un argumentaire publicitaire. Dans un objectif de simplicité, présentez vos actions, les motivations de l’association et expliquez votre vécu à l’intervieweur comme vous le feriez à une personne que vous rencontrez à une soirée. Par exemple, si vous cherchez à étoffer l’équipe, exprimez clairement vos besoins en bénévoles.

Normalement, l’enthousiasme naturel de la personne interviewée suffira à être convaincant.

La mise en situation

Evitez l’ambiance stressante d’un entretien d’embauche ou d’un examen oral et mettez les chances de votre coté en préparant l’entrevue. En cas de doute, sentez-vous libre de reformuler une question. Dans tous les cas, gardez confiance en vous pendant l’interview. Votre interlocuteur est bienveillant, par principe.

Un peu de savoir-vivre

Nous avons déjà évoqué les erreurs de communication trop courantes, alors pensez toujours à rester courtois. Dans le feu de l’action, on reste parfois tellement concentré sur son objectif qu’on en oublie ses bonnes habitudes.

Alors, à la fin de l’entretien, pensez aux remerciements, plus aimables qu’un laconique « Voilà ! ». Merci pour l’intérêt, merci pour le temps consacré à l’interview, merci pour la qualité de l’accueil…

La communication jusque dans les détails

Pour préparer une interview vidéo, face camera ou par visioconférence, soyez vigilant à la communication non-verbale c’est-à-dire au langage corporel: la gestuelle, votre tenue vestimentaire (au logo de l’association si possible !) etc… Il est connu, qu’être souriant permet une première impression encourageante pour votre futur public.

Tirer parti des algorithmes.

Sur un blog ou une chaine YouTube, la combinaison « enregistrement plus retranscription » est une plus-value de poids pour le référencement de votre contenu.

Quelques conseils pratiques pour bien se préparer à une interview :

Vanessa continue sa liste de points à surveiller:

•  Être au clair avec le message qu’on souhaite délivrer : écrire les points essentiels sur un pense-bête est une solution classique pour se rassurer qu’on ne va rien oublier.
• Etre dans un état d’esprit calme et concentré pour bien écouter les questions et ne pas se précipiter pour répondre.
• Prévoir un temps de relaxation avant et quelques jeux de bouche ? Les célébrissimes “les chaussettes de l’archiduchesse” ou parler en coinçant un crayon à l’horizontale aux commissures des lèvres. Ces exercices force l’articulation des mots et permet d’échauffer les muscles concernés.
• Il est important aussi d’adopter un bon rythme de parole et d’éviter de multiplier les tics de langage comme “euh…”, “voilà“, “du coup”
• Avoir en tête que parler un peu lentement c’est mieux que trop vite : souvent le stress et l’émotion nous font accélérer notre tempo naturel.

• Penser à s’hydrater en buvant de l’eau car prendre la parole, surtout derrière un micro ou une caméra, assèche la bouche : cela s’entend et provoque des sons pas jolis à l’écoute.
• Préparer l’interview aussi dans sa posture : se tenir droit, épaule basse, les pieds bien plantés dans le sol, le torse un peu en avant. En effet, la stabilité de la posture, du corps assure une meilleure diction et portée de la voix.
• Respecter les indications d’utilisation des outils d’enregistrement : caméra et/ou micro nécessitent des ajustements techniques.

Exemple concret d’interview sonore pour une association

D’ailleurs Vanessa a déjà travaillé avec des associations et elle nous présente un cas concret:

Voici mon expérience au sein de l’Association Avec Nos Proches :

En tant que créatrice de contenus audio et écrits autour des parcours de vie, j’ai eu le plaisir de préparer des interviews de bénévoles pour l’Association Avec Nos Proches puis de donner forme à ce projet.

Mes échanges avec les bénévoles ont donné lieu à des portraits sonores. C’est à dire que ces portraits font entendre la voix des personnes engagées auprès de cette association. On aborde leur déclic du bénévolat, le sens qu’ils donnent à leurs missions et leurs visions de l’écoute vis-à-vis des aidants.

En filigrane, la cause des aidants est abordée et donne l’occasion d’exposer les problématiques et les acteurs qui s’impliquent sur ce sujet.

 Les 7 étapes de réalisation de ce projet

Vanessa nous détaille le déroulé au sein de l’association:

=>Définition du cahier des charges avec le responsable de l’association, chargé de la communication. Comme idée, il a retenu : proposer à quatre personnes de témoigner au micro et à distance pour aboutir à des portraits sonores de bénévoles.

=> Un mail de présentation a été envoyé à la centaine de bénévoles. Ce message du chargé de communication les informait de cette opération exceptionnelle de communication et me présentait en tant que professionnelle mandatée pour préparer chaque interview. Il était demandé à ceux qui étaient intéressés pour témoigner de se signaler en répondant à ce mail. Six personnes ont répondu favorablement dont deux n’ont malheureusement pas pu donner suite à leur participation pour des raisons personnelles.

=> Je me suis chargée d’établir un premier contact. Lors d’un entretien téléphonique d’environ une heure avec chaque personne bénévole nous avons préparé leur interview individuelle.

* Présentation réciproque, établissement d’un lien de confiance,

* Précision des objectifs des portraits sonores et de la trame des questions posées

* Réalisation d’un test technique d’enregistrement.

* Fixer un rendez-vous pour l’enregistrement podcast

=> L’enregistrement en question dure une heure :

• M’assurer que le bénévole dispose d’un endroit calme pour préparer l’interview et qu’elle possède à minima des oreillettes avec un micro, au mieux d’un micro-cravate.
• Mettre à l’aise l’interviewé en le guidant pas à pas sur les manipulations techniques
• L’aider à s’exprimer le plus naturellement possible en répondant à mes questions à propos de son expérience personnelle.
• Reproduire l’ambiance et la convivialité d’une conversation entre personnes qui se connaissent et se respectent.

Les prochaines étapes sont de la pure technique que je réalise seule, hors temps d’enregistrement.
=>Monter les fichiers audio issus de ces échanges. Valider le portrait sonore avec mon interlocuteur au sein de l’association.

=> Procéder à l’habillage podcast final : fond sonore et visuel pour éditer le fichier sonore sous forme d’audio-clip.

=> Remise des quatre portraits sonores à l’association

Préparer une interview est donc un travail de longue haleine. Dans ce cas concret, la réalisation du projet a duré 10 semaines depuis l’envoi du premier mail aux bénévoles jusqu’à la diffusion du premier portrait sonore.

Impact d’un portrait sonore

Vanessa poursuit :

En quoi réaliser des portraits sonores de bénévoles répond aux besoins du monde associatif ?

Le format audio est très puissant grâce au lien émotionnel qu’il tisse avec la voix. D’autant plus dans une période où les réunions et les contacts physiques sont limités et réglementés.

Les podcasts et les contenus audio en général se développent fortement en France et deviennent de plus en plus populaires. Ce format représente donc un outil idéal et moderne au service d’une communication et d’une visibilité authentiques bien que numériques. Il favorise également l’engagement et la prise de conscience d’une communauté autour d’une cause et de ses valeurs.

Préparer une interview pour enregistrer des portraits sonores enrichit les contenus digitaux (site internet, réseaux sociaux). Ainsi les campagnes de communication déjà existantes sont plus complètes et variées.

A la différence de l’interview filmée, le format audio laisse tout l’espace à l’imaginaire et à la puissance de la voix, sans être parasité par des images. Il sollicite moins l’attention qu’une vidéo que l’on doit regarder. Par rapport à l’écrit, un format sonore demande moins d’effort de concentration, il peut s’écouter dans différents contextes. Il permet aussi d’avoir directement accès à la personne qui s’exprime.

Les avantages et les limites du format audio

Elle nous détaille aussi les avantages du procédé:

Préparer une interview me semble pertinent afin de contribuer à amplifier le message et les actions portées par une association quel que soit son champ d’action (culturel, social, loisir, sportif, environnemental,…)

*Mettre en valeur les bénévoles ou les bénéficiaires

*Lien émotionnel, clarté du message, rythme et fluidité

*Moins de sollicitation et d’attention qu’une vidéo

*matériel numérique réutilisable pour la communication

*Format facilement implémenta blé et partageable sur le net

*Nécessite moins de moyens techniques et plus léger à mettre en place que la vidéo

*Contenu qui peut être présenté à la presse locale ou lors d’une conférence, une assemblée générale etc…

Par contre, préparer une interview n’est pas du tout indiqué si l’association loi 1901 ne possède ni site internet, ni newsletter ou réseaux sociaux actifs. Bref, si elle n’a nulle part où la diffuser.

Mon expertise pour préparer une interview de bénévole

Mais, au fait, quel parcours a conduit Vanessa jusqu’à nous?

Qui suis-je et pourquoi je souhaite proposer mes services de création de contenu audio au sein du monde associatif ?

Une vie d’engagement associatif

*Ma première rencontre avec le bénévolat s’est réalisée par l’intermédiaire du scoutisme : j’ai participé à un mouvement scout de 6 à 22 ans.

*Pendant mes études universitaires, j’étais intervenante en alphabétisation au sein d’une association.

*A la fin de mes études universitaires, j’ai effectué un service civique européen durant 6 mois en Arménie.

*Une fois intégrée dans le monde professionnel, je me suis impliquée et engagée dans diverses associations dans les domaines sociaux-culturels en Seine-Saint-Denis (93), soit comme adhérente ou comme membre de différents bureaux élus et conseils d’administration.

Le monde associatif a donc ponctué ma vie et a participé à me construire. Pour moi, le bénévolat représente un engagement citoyen, l’occasion de développer des compétences, de mettre en œuvre des projets collectifs et de faire des rencontres. Etre impliqué dans le monde associatif participe à créer du lien social intense.

Mon expertise professionnelle

Fascinée par la voix, les contenus audio et la radio,  j’ai réalisé un premier podcast en 2019 pour recueillir et partager des parcours d’entrepreneurs selon la technique d’interview. Depuis, je crée des contenus audio reliés aux parcours de vie et aux thématiques qui me sont chères.

La création de portraits sonores de bénévoles a renforcé ma conviction et mon envie de faire rayonner davantage les valeurs et les fonctions sociales du monde associatif et caritatif. Préparer une interview pour illuminer ceux qui s’y engagent et les causes qu’ils défendent. Mon intention est de me servir de ma capacité d’écoute et de mon micro pour faire entendre les voix de ceux qui font la richesse et la diversité d’un écosystème qui s’enracine dans des valeurs humaines et solidaires.

En résumé comment préparer une interview de bénévole?

Le podcast est un des nombreux supports de communication adaptés aux associations. Que l’enregistrement se fasse à distance ou en présentiel, l’improvisation n’a pas sa place pour préparer une interview. Les points de passage obligés garantissent un portrait sonore qualitatif qui valorisera l’association grâce à une communication moderne et efficace.

Les étapes clef pour préparer une interview :

• • • Définir les objectifs en termes de communication
      • Mettre en valeur les bénévoles
      • Attirer adhérents et bénévoles
      • Présenter l’association à la presse, institution, partenaires et financeurs
    • Lister les points forts du message à transmettre
    • Rédiger la trame des questions et des réponses
    • Mettre en place un environnement favorable : calme, matériel, articulation, rythme de parole, poste etc.
    • Garder le ton d’une conversation authentique

Si vous voulez intégrer une interview à votre communication associative, construisons ensemble votre plan d’action pour en tirer le meilleur profit.

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